1．简短的自我介绍，然后告诉客户你怎么知道他的联系方式的，消除客户对你的疑虑。关键是能否把握买家询价的真实意图，给他最有针对性的答复。最好用一句话来概括。
2．简单地告诉客人我们是产品的专业制造商或者供应商，我们有高质量和有竞争力的价格，注意报价时要考虑，不要给价格留下太多的降价空间，否则买家会有疑虑。另外，对客户进行细分，即根据不同国家和地区的客户给予不同的报价。然后总结新产品的销售情况。不超过两句话。
3.详细描述推荐产品，越全面越好。一般情况下，产品名称、性能、材质、价格、产品规格、包装规格、技术参数、付款方式、生产时间、样品供应等方面都要详细介绍，但一件事重复描述不宜太繁琐。
4.我们希望得到客人的意见和回复。如果您有任何疑问，请随时与我们联系，我们会尽快答复客人。
5.最后，我们和公司的详细联系方式，包括您的姓名、职务、公司名称、电话号码、传真号码、电子邮件地址、网站地址和公司地址。更方便和更好地理解我们的客人。我们不需要太多的文字来解释我们自己的公司背景。因为买家每天都会收到很多销售电子邮件，他们几乎没有时间研究你的公司背景。
在发送电子邮件之前，你应该仔细检查是否有拼写或语法错误，尽量减少可能给别人留下的负面印象。另外，买家总是希望尽快得到答复，尤其是当互联网涉及国际贸易时。如果对客户的询价回复太晚，不仅会失去商机，还会让对方怀疑你的效率和能力。即使是不能马上回答的问题，也应该在内部讨论后给出明确的答复。
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